Muốn biết một dự án còn lời bao nhiêu, nhiều doanh nghiệp thường nghĩ chỉ cần công thức: Doanh thu – Chi phí = Lợi nhuận. Công thức này đúng. Tuy nhiên, hai con số “doanh thu” và “chi phí” không tự nhiên xuất hiện đầy đủ. Hai con số này cũng không xuất hiện ở cùng một thời điểm. Trong thực tế xây dựng, muốn nhìn lợi nhuận dự án sớm, doanh nghiệp phải ghép được nhiều lớp dữ liệu. Các lớp dữ liệu này đang nằm ở các phòng ban khác nhau. Vì vậy, nếu chỉ chờ số kế toán cuối tháng, doanh nghiệp thường nhìn thấy quá muộn.
Bảy nhóm dữ liệu giúp nhìn lợi nhuận sớm
Cụ thể, có bảy nhóm dữ liệu doanh nghiệp cần nối lại với nhau. Mỗi nhóm trả lời một câu hỏi riêng về dự án.
1. Ngân sách ban đầu – dự án được phép tiêu bao nhiêu?
Đây là điểm xuất phát. Doanh nghiệp cần biết rõ ngân sách theo hạng mục và ngân sách theo nhóm chi phí. Đồng thời, cần biết khối lượng kế hoạch, đơn giá kế hoạch, vật tư, thầu phụ và chi phí chung. Nếu ngân sách chỉ là một con số tổng, gần như không thể biết dự án đang lệch ở đâu. Do đó, ngân sách phải đủ chi tiết để làm “đường chuẩn” cho tất cả giao dịch phía sau.
2. Khối lượng thực hiện – dự án đã làm được bao nhiêu?
Lợi nhuận không thể nhìn đúng nếu không biết dự án đã thực hiện đến đâu. Vì vậy, cần phân biệt khối lượng đã thi công và khối lượng đã xác nhận nội bộ. Đồng thời, cần phân biệt khối lượng đã được giám sát duyệt.
Ngoài ra, cần phân biệt khối lượng đã trình Chủ đầu tư với khối lượng Chủ đầu tư đã duyệt. Các con số này có thể khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải nhìn được cùng lúc. Nhờ vậy, doanh nghiệp biết phần giá trị nào đã thực sự hình thành và phần nào vẫn còn rủi ro.
3. Mua hàng và chi phí đã cam kết
Một khoản chi chưa hạch toán không có nghĩa là chưa tồn tại. Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể đang ở các tình huống sau:
- PO đã được phát hành.
- Hợp đồng thầu phụ đã được ký.
- Một phần vật tư đã được đặt mua.
Về bản chất, doanh nghiệp đã cam kết chi phí. Đây là lớp dữ liệu rất quan trọng vì nó giúp nhìn trước tương lai. Bên cạnh đó, bài “Kiểm soát chi phí dự án xây dựng không bắt đầu ở kế toán – mà bắt đầu trước khi tiền được chi” bàn thêm. Ví dụ, ngân sách một hạng mục là 10 tỷ. Chi phí đã phát sinh mới 4 tỷ. Nhưng đã có thêm 5 tỷ PO và hợp đồng. Như vậy, thực tế doanh nghiệp chỉ còn rất ít dư địa. Ngược lại, nếu chỉ nhìn số đã phát sinh, dự án vẫn có vẻ an toàn.
4. Vật tư – đã mua, đã dùng, còn tồn bao nhiêu?
Trong xây dựng, vật tư có thể chiếm tỷ trọng rất lớn. Vì vậy, doanh nghiệp cần nhìn được các thông tin sau:
- Đã mua bao nhiêu vật tư?
- Đã nhập bao nhiêu?
- Đã xuất bao nhiêu?
- Đã sử dụng bao nhiêu?
- Còn tồn bao nhiêu?
- Có vượt định mức không?
Có những trường hợp chi phí mua hàng chưa vượt, nhưng lượng sử dụng lại vượt. Khi đó, lợi nhuận vẫn giảm.
5. Chi phí thực tế đã phát sinh
Đây là phần kế toán và các bộ phận liên quan đã ghi nhận. Nó cho biết đến hôm nay dự án đã thực sự tiêu tốn bao nhiêu. Tuy nhiên, con số này chỉ là một phần của bức tranh. Nếu chỉ dừng ở đây, doanh nghiệp đang nhìn quá khứ. Cụ thể, bài “Muốn biết dự án xây dựng còn lời bao nhiêu, đừng chỉ nhìn chi phí đã hạch toán” bàn thêm.
6. Chi phí còn phải thực hiện
Đây là phần rất quan trọng nếu muốn nhìn lợi nhuận sớm. Doanh nghiệp phải trả lời câu hỏi:
“Từ hôm nay đến khi hoàn thành dự án còn phải chi bao nhiêu?”
Con số này phải được cập nhật theo khối lượng còn lại, giá mua mới nhất và năng suất thực tế. Đồng thời, cần cập nhật theo thầu phụ, tiến độ và phát sinh. Ngoài ra, cần tính chi phí duy trì công trường và rủi ro đã nhìn thấy. Khi chi phí còn lại tăng, tổng chi phí dự kiến khi hoàn thành cũng tăng. Và lợi nhuận dự kiến sẽ giảm.
7. Phát sinh và kéo dài tiến độ
Đây là nhóm rất dễ làm lợi nhuận biến động. Chẳng hạn, có thể xảy ra các tình huống sau:
- Một công việc phát sinh đã làm ngoài hiện trường nhưng chưa được Chủ đầu tư duyệt.
- Một dự án kéo dài thêm 30 ngày.
- Một phần công việc phải làm lại.
Trong các tình huống này, chi phí có thể đã bắt đầu hình thành. Tuy nhiên, khả năng thu hồi chưa chắc chắn. Do đó, nếu không đưa những yếu tố này vào dự báo, lợi nhuận trên báo cáo sẽ dễ đẹp hơn thực tế.
PO, chi phí đã cam kết và tổng chi phí dự kiến nghĩa là gì?
Trước hết, PO là đơn đặt hàng doanh nghiệp phát hành cho nhà cung cấp. Tiếp theo, chi phí đã cam kết là phần chi phí đã đồng ý chi qua PO hoặc hợp đồng. Phần này có thể chưa hạch toán.
Cuối cùng, tổng chi phí dự kiến là chi phí đã phát sinh cộng chi phí còn phải thực hiện. Khi đó, lợi nhuận dự kiến là doanh thu trừ tổng chi phí dự kiến.
Khi ghép các nhóm dữ liệu lại, CEO mới nhìn thấy lợi nhuận sớm
Có thể hình dung rất đơn giản theo chuỗi sau.
Ngân sách ban đầu → Khối lượng thực hiện → Mua hàng và chi phí đã cam kết → Vật tư → Chi phí đã phát sinh → Chi phí còn phải thực hiện → Phát sinh và kéo dài tiến độ → Tổng chi phí dự kiến → Lợi nhuận dự kiến
Khi các lớp dữ liệu này được nối với nhau, doanh nghiệp không cần đợi gần kết thúc dự án mới biết lời hay lỗ. Ngoài ra, bài “Gần kết thúc dự án xây dựng mới biết lời hay lỗ – có phải đã quá muộn?” bàn thêm.
CEO không cần xem tất cả chi tiết
Điều CEO cần là một bức tranh đủ rõ để trả lời nhanh các câu hỏi sau:
- Đã làm được bao nhiêu?
- Đã cam kết bao nhiêu?
- Đã chi bao nhiêu?
- Còn phải chi bao nhiêu?
- Phát sinh nào chưa chắc thu hồi?
- Tổng chi phí dự kiến là bao nhiêu?
- Lợi nhuận kế hoạch bao nhiêu?
- Lợi nhuận dự kiến hiện còn bao nhiêu?
Bên cạnh đó, nếu lợi nhuận giảm, CEO phải nhìn được nguyên nhân:
“Giảm vì giá, vì lượng, vì thầu phụ, vì tiến độ hay vì phát sinh?”
Đó mới là dữ liệu có giá trị điều hành.
Lợi nhuận kế hoạch và lợi nhuận dự kiến khác nhau thế nào?
Lợi nhuận kế hoạch là lợi nhuận tính từ doanh thu kế hoạch trừ chi phí kế hoạch. Ngược lại, lợi nhuận dự kiến là lợi nhuận tính lại theo thực tế khi dự án đang chạy.
ECONS: nối các nhóm dữ liệu thành một bức tranh lợi nhuận
ECONS hướng tới kết nối dữ liệu theo chuỗi sau.
Ngân sách → Khối lượng → Mua hàng → Vật tư → Hợp đồng → Chi phí → Phát sinh → Chi phí còn phải thực hiện → Tổng chi phí dự kiến → Lợi nhuận dự kiến
Nhờ vậy, mỗi phòng vẫn làm đúng nghiệp vụ của mình. Đồng thời, dữ liệu không bị dừng lại ở từng phòng. Dữ liệu được nối lại để Ban lãnh đạo có thể nhìn thấy một câu chuyện chung:
“Dự án đang ở đâu, đang lệch ở đâu và cuối cùng có khả năng còn lời bao nhiêu.”
Từng mắt xích gắn với một vấn đề đã nêu
Trước hết, ngân sách làm đường chuẩn, còn khối lượng cho biết dự án đã làm đến đâu. Nhờ vậy, Ban lãnh đạo biết phần giá trị nào đã hình thành.
Tiếp theo, mua hàng, vật tư và hợp đồng nối với chi phí đã cam kết. Do đó, doanh nghiệp nhìn thấy chi phí trước khi kế toán hạch toán.
Cuối cùng, chi phí còn phải thực hiện, phát sinh và kéo dài tiến độ dẫn tới tổng chi phí dự kiến. Từ đó, CEO thấy được lợi nhuận dự kiến mà không cần đợi gần kết thúc dự án.
ECONS – Giải pháp quản trị toàn diện ngành xây dựng
Muốn nhìn lợi nhuận sớm, không cần thêm thật nhiều báo cáo.
Cần nối đúng những nhóm dữ liệu đang quyết định lợi nhuận của dự án.
Xem thêm các phân hệ của ECONS
Doanh nghiệp có thể truy cập trang chủ ECONS để xem mười hai phân hệ chuyên sâu ngành xây dựng. Cụ thể, các phân hệ này gồm ngân sách và kiểm soát chi phí, mua sắm và lựa chọn nhà cung cấp, vật tư và kho công trình. Ngoài ra, còn có hợp đồng và thanh toán của Chủ đầu tư.
Đối chiếu dự án của doanh nghiệp với bảy nhóm dữ liệu
Cụ thể, doanh nghiệp có thể đối chiếu một dự án đang thực hiện với bảy nhóm dữ liệu ở trên. Khi đó, doanh nghiệp biết nhóm nào đã được nối và nhóm nào vẫn nằm riêng ở từng phòng. Nếu muốn xem xét cách nối các nhóm dữ liệu này, hãy trao đổi với đội ngũ ECONS.
Đăng ký tư vấn / đặt lịch demo: liên hệ hotline 0888 934 886, email info@giacat.vn hoặc truy cập econs.cloud.
———————-
THÔNG TIN LIÊN HỆ & ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM
Công ty Cổ phần Giải pháp Quản trị Greensys
- 146 Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
- Hotline: 0888 934 886
- Email: info@giacat.vn
- Website: greensys.vn | econs.cloud