Nhiều doanh nghiệp có ngân sách dự án. Tuy nhiên, khi dự án bắt đầu chạy, vẫn thường xuyên xuất hiện những câu hỏi như:
- “Khoản này còn ngân sách không?”
- “Đã dùng bao nhiêu rồi?”
- “Có khoản nào đã cam kết nhưng chưa ghi nhận không?”
- “Phần còn lại có đủ để làm đến hết dự án không?”
Những câu hỏi này có thể vẫn phải đi hỏi nhiều phòng, mở nhiều bảng tính hoặc chờ tổng hợp cuối tháng. Khi đó, ngân sách đang chưa thực sự đóng vai trò là công cụ điều hành. Vì vậy, một ngân sách dự án tốt tối thiểu phải trả lời được 4 câu hỏi.
Câu hỏi thứ nhất: được phép chi bao nhiêu?
Đây là câu hỏi đầu tiên và cũng là nền tảng. Ngân sách không chỉ là tổng ngân sách toàn dự án. Cụ thể, doanh nghiệp phải biết rõ ngân sách theo hạng mục và nhóm chi phí. Ngoài ra, cần biết ngân sách theo vật tư, thầu phụ, máy móc, nhân công và chi phí chung.
Ví dụ giả định, tổng ngân sách dự án là 80 tỷ đồng. Con số này chưa đủ để kiểm soát một yêu cầu mua vật tư trị giá 500 triệu đồng. Doanh nghiệp phải biết 500 triệu đồng này đang lấy từ ngân sách nào. Nếu không xác định được nguồn ngân sách ngay từ đầu, giao dịch sau đó rất khó kiểm soát.
Câu hỏi thứ hai: đã sử dụng và đã cam kết bao nhiêu?
Đây là chỗ rất nhiều doanh nghiệp nhìn chưa đủ. Ví dụ giả định, ngân sách một hạng mục là 10 tỷ đồng, còn chi phí đã hạch toán là 4 tỷ đồng. Nếu chỉ nhìn kế toán, có vẻ còn 6 tỷ đồng. Tuy nhiên, thực tế doanh nghiệp đã có thêm đơn đặt hàng và hợp đồng là 4,5 tỷ đồng. Như vậy, phần ngân sách thực sự còn khả dụng chỉ còn 1,5 tỷ đồng.
Đây là lý do ngân sách không thể chỉ so với chi phí đã phát sinh. Doanh nghiệp phải nhìn cả ba nội dung theo chuỗi sau:
Ngân sách được duyệt → Chi phí đã cam kết → Chi phí đã phát sinh
Chi phí đã cam kết rất quan trọng vì nó cho thấy phần ngân sách doanh nghiệp đã gần như “khóa” lại cho những giao dịch phía trước. Bên cạnh đó, bài “Muốn biết dự án xây dựng còn lời bao nhiêu, đừng chỉ nhìn chi phí đã hạch toán” bàn thêm về giới hạn của chi phí đã hạch toán.
Chi phí đã cam kết là gì?
Chi phí đã cam kết là phần chi phí doanh nghiệp đã đặt mua hoặc đã ký hợp đồng. Tuy nhiên, phần này có thể chưa phát sinh thực tế và chưa được kế toán ghi nhận.
Câu hỏi thứ ba: thực sự còn bao nhiêu ngân sách có thể sử dụng?
Câu hỏi này nghe có vẻ đơn giản. Tuy nhiên, đây là một câu hỏi dễ bị hiểu sai, vì nhiều nơi tính theo cách sau: Ngân sách – Chi phí đã phát sinh = Ngân sách còn lại
Phép tính này đúng về số học. Tuy nhiên, phép tính này chưa chắc đúng về quản trị, bởi phần còn lại còn phải trừ những khoản đã cam kết. Ví dụ giả định, ngân sách là 10 tỷ đồng, đã phát sinh 4 tỷ đồng và đã cam kết thêm 4,5 tỷ đồng. Khi đó, số thực sự còn có thể sử dụng không phải 6 tỷ đồng, mà là 1,5 tỷ đồng.
Con số này mới hữu ích khi công trường tạo một yêu cầu mới. Chẳng hạn, nếu yêu cầu mới là 2 tỷ đồng, hệ thống phải nhìn thấy ngay nguy cơ vượt ngân sách 0,5 tỷ đồng. Đó là kiểm soát trước khi chi phí xảy ra.
Ngân sách còn khả dụng là gì?
Ngân sách còn khả dụng là phần ngân sách doanh nghiệp còn có thể sử dụng thực tế. Cụ thể, phần này đã trừ cả chi phí đã phát sinh lẫn chi phí đã cam kết.
Câu hỏi thứ tư: ngân sách còn lại có đủ để hoàn thành không?
Đây là câu hỏi quan trọng nhất, bởi còn ngân sách không có nghĩa là ngân sách còn đủ. Ví dụ giả định, ngân sách còn khả dụng là 3 tỷ đồng. Tuy nhiên, phần công việc còn lại theo dự báo cần 4,2 tỷ đồng. Như vậy, doanh nghiệp đang có một khoảng thiếu 1,2 tỷ đồng. Dự án có thể chưa vượt chi hôm nay. Nhưng nếu không thay đổi gì, khả năng vượt ngân sách khi hoàn thành đã xuất hiện. Đây là lúc Kiểm soát chi phí phải can thiệp. Việc can thiệp không phải chờ đến khi 1,2 tỷ đồng đó trở thành chi phí thực tế.
Chi phí còn phải thực hiện là gì?
Chi phí còn phải thực hiện là phần chi phí dự báo cần có để hoàn thành các phần việc còn lại. Nhờ vậy, doanh nghiệp so được ngân sách còn khả dụng với nhu cầu chi phía sau.
Bốn câu hỏi phải nằm trên cùng một bức tranh
Một Trưởng phòng Kiểm soát chi phí khi nhìn một hạng mục nên thấy ngay bốn nội dung sau:
- Ngân sách được duyệt cho biết doanh nghiệp được phép chi bao nhiêu.
- Phần đã sử dụng và cam kết cho biết bao nhiêu ngân sách đã được dùng hoặc đã khóa.
- Phần còn khả dụng cho biết thực sự còn bao nhiêu để tạo giao dịch mới.
- Phần còn lại có đủ để hoàn thành hay không phụ thuộc vào chi phí còn phải thực hiện.
Khi 4 câu hỏi này được trả lời cùng lúc, ngân sách mới bắt đầu trở thành công cụ điều hành thực sự.
Ví dụ rất đơn giản: còn ngân sách nhưng có nguy cơ thiếu
Ví dụ giả định, một hạng mục có ngân sách được duyệt là 10 tỷ đồng. Trong đó, chi phí đã phát sinh là 4 tỷ đồng, còn chi phí đã cam kết nhưng chưa phát sinh là 3 tỷ đồng. Như vậy, ngân sách còn khả dụng là 3 tỷ đồng. Tuy nhiên, dự báo phần việc còn lại cần 4 tỷ đồng.
Khi đó, kết luận không nên là: “Vẫn còn 3 tỷ ngân sách.”. Thay vào đó, kết luận phải là: “Nếu tiếp tục theo hiện trạng, hạng mục có nguy cơ thiếu 1 tỷ để hoàn thành.”. Đây là hai cách nhìn rất khác nhau. Một cách nhìn về quá khứ, còn một cách nhìn để điều hành tương lai. Bên cạnh đó, bài “Kiểm soát chi phí dự án xây dựng không bắt đầu ở kế toán – mà bắt đầu trước khi tiền được chi” bàn thêm về việc kiểm soát từ trước khi tiền được chi.
Kiểm soát ngân sách tốt không cần làm giao dịch chậm hơn
Một yêu cầu nên được xử lý nhanh khi đáp ứng đủ năm điều kiện. Đó là đúng hạng mục, còn ngân sách và đúng khối lượng. Ngoài ra, đơn giá phải hợp lý và yêu cầu không làm phần còn lại thiếu ngân sách.
Ngược lại, chỉ khi xuất hiện ngoại lệ thì mới cần đưa lên Kiểm soát chi phí hoặc cấp phê duyệt cao hơn. Ngoại lệ gồm vượt ngân sách, ngoài phạm vi và đơn giá tăng bất thường. Ngoài ra, ngoại lệ còn gồm khối lượng vượt và phần còn lại có nguy cơ thiếu ngân sách.
Ngân sách tốt không tạo thêm ma sát. Như vậy, ngân sách giúp doanh nghiệp biết giao dịch nào có thể đi nhanh và giao dịch nào cần dừng lại để xem xét.
ECONS biến ngân sách thành một công cụ trả lời ngay
ECONS hướng tới để mỗi hạng mục ngân sách có thể trả lời ngay 4 câu hỏi:
- Được duyệt bao nhiêu?
- Đã sử dụng và cam kết bao nhiêu?
- Còn khả dụng bao nhiêu?
- Phần còn lại có đủ để hoàn thành không?
Từ đó, mỗi giao dịch mới có thể được kiểm tra ngay từ lúc hình thành, theo chuỗi sau.
Ngân sách → Nhu cầu → Mua hàng → Cam kết chi phí → Chi phí thực tế → Chi phí còn phải thực hiện → Lợi nhuận dự kiến
Từng nội dung gắn với một vấn đề đã nêu
Trước hết, ECONS hướng tới để mỗi hạng mục trả lời được hai câu hỏi đầu là được duyệt bao nhiêu và đã sử dụng, cam kết bao nhiêu. Do đó, ví dụ ngân sách 10 tỷ đồng không còn bị nhìn là còn 6 tỷ đồng, mà được nhìn là còn 1,5 tỷ đồng.
Tiếp theo, mỗi yêu cầu mới được kiểm tra ngay từ lúc hình thành. Nhờ vậy, yêu cầu 2 tỷ đồng cho thấy ngay nguy cơ vượt ngân sách 0,5 tỷ đồng.
Cuối cùng, chi phí còn phải thực hiện được đặt cạnh ngân sách còn khả dụng. Khi đó, Trưởng phòng Kiểm soát chi phí thấy sớm khoảng thiếu, thay vì chờ đến khi khoảng thiếu trở thành chi phí thực tế.
ECONS – Giải pháp quản trị toàn diện ngành xây dựng
Một ngân sách tốt không chỉ cho biết còn bao nhiêu tiền.
Nó phải cho biết doanh nghiệp còn bao nhiêu khả năng để hoàn thành dự án trong giới hạn lợi nhuận đã đặt ra.
Xem thêm các phân hệ của ECONS
Doanh nghiệp có thể truy cập trang chủ ECONS để xem mười hai phân hệ chuyên sâu ngành xây dựng. Cụ thể, các phân hệ này gồm ngân sách và kiểm soát chi phí. Ngoài ra, còn có mua sắm và lựa chọn nhà cung cấp, vật tư và kho công trình, cùng hợp đồng và thanh toán của Chủ đầu tư.
Tự đánh giá ngân sách bằng bốn câu hỏi
Cụ thể, doanh nghiệp có thể chọn một hạng mục đang thực hiện để kiểm tra. Khi đó, cần xem ngân sách của hạng mục có trả lời ngay được bốn câu hỏi trên hay không.
Nếu muốn tự đánh giá cách quản lý ngân sách của dự án, hãy trao đổi với đội ngũ ECONS.
Đăng ký tư vấn / đặt lịch demo: liên hệ hotline 0888 934 886, email info@giacat.vn hoặc truy cập econs.cloud.
———————-
THÔNG TIN LIÊN HỆ & ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM
Công ty Cổ phần Giải pháp Quản trị Greensys
- 146 Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
- Hotline: 0888 934 886
- Email: info@giacat.vn
- Website: greensys.vn | econs.cloud