Muốn giữ lợi nhuận thì phải quay về xem ngân sách đang được quản lý ra sao ngay từ đầu. Chẳng hạn, khi lãnh đạo hỏi:
“Dự án này đang lời hay lỗ?”
Khi đó, rất nhiều doanh nghiệp bắt đầu đi tìm số liệu.
- Doanh thu bao nhiêu?
- Chi phí bao nhiêu?
- Còn phải chi bao nhiêu?
- Lợi nhuận dự kiến còn lại bao nhiêu?
Những câu hỏi đó đều đúng. Tuy nhiên, sau khi đã nhìn được bức tranh lời – lỗ, có một câu hỏi quan trọng hơn cần đặt tiếp:
“Ngân sách dự án đang được kiểm soát như thế nào?”
Bởi lợi nhuận không tự nhiên biến mất ở cuối dự án. Nó thường mất dần từ cách doanh nghiệp quản lý ngân sách trong suốt quá trình thực hiện.
Có ngân sách chưa chắc đã là đang kiểm soát ngân sách
Nhiều dự án có bảng ngân sách rất đầy đủ. Bảng đó có tổng chi phí, vật tư, thầu phụ, máy móc, nhân công và chi phí chung. Tuy nhiên, sau khi phê duyệt xong, bảng ngân sách lại được dùng chủ yếu để tham khảo. Trong khi đó, công trường vẫn lập nhu cầu và Mua hàng vẫn đặt hàng. Hợp đồng vẫn được ký, còn chi phí vẫn phát sinh.
Đến cuối tháng, phòng Kiểm soát chi phí mới đem số thực tế ra so với ngân sách. Nếu vậy, ngân sách đang là “mốc để báo cáo chênh lệch” nhiều hơn là “công cụ để kiểm soát trước khi giao dịch xảy ra”. Do đó, doanh nghiệp chỉ thấy chênh lệch sau khi giao dịch đã đi qua nhiều bước. Lúc đó, việc còn lại chủ yếu là giải thích số liệu.
Kiểm soát ngân sách phải bắt đầu trước khi phát sinh chi phí
Ví dụ giả định, một hạng mục có ngân sách vật tư là 5 tỷ đồng. Số đã mua và cam kết là 4,2 tỷ đồng. Như vậy, phần còn lại là 0,8 tỷ đồng. Tuy nhiên, công trường lại phát sinh một yêu cầu mới là 1,1 tỷ đồng. Giả sử chỉ đến cuối tháng mới kiểm tra, khi đó doanh nghiệp sẽ biết mình vượt ngân sách sau khi giao dịch đã đi quá xa. Trong khi đó, ngay lúc lập yêu cầu, hệ thống đã có thể nhận ra một điều. Yêu cầu mới đang vượt phần ngân sách còn lại 0,3 tỷ đồng.
Đó mới là thời điểm nên kiểm soát. Thời điểm này không phải khi hóa đơn đã về, cũng không phải khi kế toán đã ghi nhận. Thời điểm này càng không phải khi dự án gần kết thúc.
Bên cạnh đó, bài “Kiểm soát chi phí dự án xây dựng không bắt đầu ở kế toán – mà bắt đầu trước khi tiền được chi” bàn thêm về việc kiểm soát từ trước khi tiền được chi.
Kiểm soát ngân sách dự án xây dựng là gì?
Kiểm soát ngân sách là việc đối chiếu từng giao dịch với ngân sách ngay khi giao dịch hình thành. Nói cách khác, doanh nghiệp không chờ đến cuối tháng mới so số thực tế với kế hoạch.
Ngân sách phải đi cùng giao dịch
Một ngân sách tốt không nên đứng riêng. Trái lại, ngân sách phải đi cùng toàn bộ dòng vận hành phía sau, theo chuỗi sau.
Ngân sách → Nhu cầu → Mua hàng → Đơn đặt hàng → Hợp đồng → Vật tư → Nghiệm thu → Chi phí → Lợi nhuận dự kiến
Khi một yêu cầu được tạo ra, doanh nghiệp phải biết ngay năm điều sau:
- Yêu cầu này đang sử dụng ngân sách nào?
- Ngân sách đó đã sử dụng bao nhiêu?
- Ngân sách đó đã cam kết bao nhiêu?
- Ngân sách đó còn lại bao nhiêu?
- Sau giao dịch này, ngân sách còn bao nhiêu?
Nếu không trả lời được ngay những câu hỏi này, ngân sách vẫn chưa thực sự đi vào vận hành. Do đó, thông tin ngân sách phải có mặt ngay từ lúc yêu cầu được tạo ra.
Ngân sách không chỉ là “được phép chi bao nhiêu”
Một câu hỏi hay hơn là: “Ngân sách còn đủ để hoàn thành phần việc còn lại hay không?”
Ví dụ giả định, ngân sách còn lại là 3 tỷ đồng. Nghe có vẻ vẫn ổn. Tuy nhiên, nếu phần việc còn lại theo dự báo cần 4,2 tỷ đồng, doanh nghiệp đã có một vấn đề. Lúc đó, phần ngân sách còn lại không đủ cho phần việc phía sau. Vì vậy, ngân sách không thể chỉ so với chi phí đã phát sinh. Doanh nghiệp phải nhìn cùng lúc năm nội dung. Đó là ngân sách, chi phí đã cam kết và chi phí đã phát sinh. Ngoài ra, hai nội dung còn lại là chi phí còn phải thực hiện và tổng chi phí dự kiến khi hoàn thành.
Khi đó, doanh nghiệp mới biết dự án thực sự còn “dư địa” bao nhiêu. Bài “Muốn biết dự án xây dựng còn lời bao nhiêu, đừng chỉ nhìn chi phí đã hạch toán” bàn thêm về góc nhìn này.
Chi phí đã cam kết là gì?
Chi phí đã cam kết là phần chi phí doanh nghiệp đã đặt mua hoặc đã ký hợp đồng. Tuy nhiên, phần này có thể chưa phát sinh thực tế và chưa được ghi nhận.
Chi phí còn phải thực hiện là gì?
Chi phí còn phải thực hiện là phần chi phí dự báo cần có để hoàn thành các phần việc còn lại. Nhờ vậy, doanh nghiệp so được ngân sách còn lại với nhu cầu chi thực tế phía sau.
Kiểm soát ngân sách không có nghĩa là làm quy trình chậm hơn
Đây là điều doanh nghiệp thường lo. Nếu kiểm soát chặt quá, công trường chậm, Mua hàng chậm, thầu phụ phải chờ và dự án mất thời gian xin duyệt. Tuy nhiên, vấn đề không nằm ở việc kiểm soát nhiều hay ít. Vấn đề nằm ở cách kiểm soát. Một giao dịch nên đi nhanh nếu đáp ứng đủ năm điều kiện. Đó là đúng ngân sách, đúng hạng mục, đúng khối lượng, đúng đơn giá mục tiêu và đúng thẩm quyền. Ngược lại, chỉ khi có ngoại lệ thì giao dịch mới cần xử lý sâu hơn. Ngoại lệ gồm vượt ngân sách, ngoài phạm vi, tăng khối lượng, đơn giá bất thường hoặc phát sinh chưa được duyệt. Như vậy, kiểm soát tốt không phải là kiểm tra lại tất cả. Kiểm soát tốt là phát hiện đúng ngoại lệ ở đúng thời điểm.
Trưởng phòng Kiểm soát chi phí nên nhìn gì?
Trưởng phòng Kiểm soát chi phí không nên chỉ nhìn câu hỏi:
“Tháng này đã vượt bao nhiêu?”
Thay vào đó, Trưởng phòng nên nhìn thường xuyên bảy câu hỏi sau:
- Ngân sách ban đầu là bao nhiêu?
- Đã cam kết bao nhiêu?
- Đã phát sinh bao nhiêu?
- Còn phải thực hiện bao nhiêu?
- Khoản nào đang có nguy cơ vượt?
- Hạng mục nào còn ngân sách nhưng không đủ để hoàn thành?
- Giao dịch nào đang làm lợi nhuận dự kiến giảm?
Khi đó, ngân sách mới trở thành công cụ điều hành. Nhờ vậy, lãnh đạo thấy cả mức vượt của tháng này. Đồng thời, lãnh đạo thấy giao dịch nào đang làm lợi nhuận dự kiến giảm. Bên cạnh đó, bài “Lợi nhuận dự án xây dựng thường mất đi từ khi nào?” bàn thêm về nguồn gốc của sự suy giảm lợi nhuận.
ECONS đưa ngân sách từ bảng kế hoạch vào dòng vận hành
ECONS hướng tới để ngân sách không dừng lại ở một bảng được phê duyệt đầu dự án. Thay vào đó, ngân sách trở thành nguồn kiểm soát cho từng giao dịch phía sau:
Ngân sách → Nhu cầu → Mua hàng → Cam kết chi phí → Chi phí thực tế → Chi phí còn phải thực hiện → Tổng chi phí dự kiến → Lợi nhuận dự kiến
Khi đó, doanh nghiệp không chỉ biết câu trả lời cho câu hỏi “Đã vượt ngân sách hay chưa?”. Ngoài ra, doanh nghiệp còn biết sớm hơn câu trả lời cho câu hỏi sau: “Nếu tiếp tục theo xu hướng hiện tại, ngân sách có còn đủ để hoàn thành dự án và giữ được lợi nhuận kế hoạch hay không?”
Từng nội dung gắn với một vấn đề đã nêu
Trước hết, ngân sách đi cùng nhu cầu và mua hàng. Do đó, mỗi yêu cầu cho biết ngay mình đang dùng ngân sách nào. Nhờ vậy, mức vượt 0,3 tỷ đồng trong ví dụ được nhận ra ngay lúc lập yêu cầu.
Tiếp theo, cam kết chi phí, chi phí thực tế và chi phí còn phải thực hiện được nhìn cùng nhau. Do đó, ngân sách còn lại 3 tỷ đồng được so ngay với phần việc cần 4,2 tỷ đồng.
Cuối cùng, tổng chi phí dự kiến và lợi nhuận dự kiến được cập nhật theo từng giao dịch. Khi đó, Trưởng phòng Kiểm soát chi phí biết giao dịch nào đang làm lợi nhuận dự kiến giảm.
ECONS – Giải pháp quản trị toàn diện ngành xây dựng
Muốn kiểm soát lợi nhuận, phải bắt đầu từ kiểm soát ngân sách.
Và ngân sách chỉ thực sự có giá trị khi nó đi cùng từng giao dịch của dự án.
Xem thêm các phân hệ của ECONS
Doanh nghiệp có thể truy cập trang chủ ECONS để xem mười hai phân hệ chuyên sâu ngành xây dựng. Cụ thể, các phân hệ này gồm ngân sách và kiểm soát chi phí. Ngoài ra, còn có mua sắm và lựa chọn nhà cung cấp, vật tư và kho công trình, cùng hợp đồng và thanh toán của Chủ đầu tư.
Kiểm tra ngân sách của một yêu cầu đang thực hiện
Cụ thể, doanh nghiệp có thể chọn một yêu cầu mua vật tư đang thực hiện để kiểm tra. Khi đó, cần xem yêu cầu này có cho biết ngay ngân sách đang dùng hay không. Đồng thời, cần xem yêu cầu có cho biết phần đã cam kết và phần còn lại hay không.
Nếu muốn xem xét cách đưa ngân sách vào từng giao dịch của dự án, hãy trao đổi với đội ngũ ECONS.
Đăng ký tư vấn / đặt lịch demo: liên hệ hotline 0888 934 886, email info@giacat.vn hoặc truy cập econs.cloud.
———————-
THÔNG TIN LIÊN HỆ & ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM
Công ty Cổ phần Giải pháp Quản trị Greensys
- 146 Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
- Hotline: 0888 934 886
- Email: info@giacat.vn
- Website: greensys.vn | econs.cloud