Trong nhiều doanh nghiệp xây dựng, dữ liệu không thiếu. Ngân sách có dữ liệu. Tương tự, Mua hàng, Kho, Hợp đồng và Khối lượng đều có dữ liệu. Kế toán cũng có dữ liệu. Đặc biệt, Kiểm soát chi phí cũng có dữ liệu của riêng mình. Tuy nhiên, khi cần truy ngược một khoản chi hoặc giải thích vì sao lợi nhuận dự án thay đổi, mọi người lại bắt đầu hỏi nhau:
- “Khoản này từ đâu ra?”
- “Thuộc ngân sách nào?”
- “Mua cho hạng mục nào?”
- “Đã nghiệm thu chưa?”
- “Phần này có thu được từ Chủ đầu tư không?”
Những câu hỏi này lặp lại thường xuyên giữa các phòng ban. Đó là dấu hiệu dữ liệu có nhiều, nhưng dòng dữ liệu quản trị chưa xuyên suốt. Do đó, doanh nghiệp khó truy ngược một khoản chi về đúng nguồn của nó.
Một giao dịch không nên bắt đầu và kết thúc ở một phòng ban
Chẳng hạn, công trường cần mua thêm thép. Nếu nhìn riêng theo từng phòng, mỗi bộ phận làm một việc:
- Ban dự án lập nhu cầu.
- Mua hàng đi hỏi giá.
- Kho nhận vật tư.
- Kế toán nhận hóa đơn.
- Kiểm soát chi phí cuối tháng mới nhìn số.
Như vậy, mỗi phòng đều làm đúng việc của mình. Tuy nhiên, câu hỏi quan trọng là:
“Tất cả các bước đó có đang nói về cùng một khoản ngân sách, cùng một hạng mục và cùng một dự án hay không?”
Nếu có, doanh nghiệp có một dòng dữ liệu. Ngược lại, nếu không, doanh nghiệp chỉ có nhiều giao dịch rời rạc. Vì vậy, một giao dịch không nên dừng lại ở phòng ban đầu tiên.
Dòng dữ liệu quản trị là gì?
Dòng dữ liệu quản trị là chuỗi thông tin đi theo một giao dịch từ lúc phát sinh đến kết quả cuối cùng của dự án. Cụ thể, mỗi bước trong chuỗi đều gắn với cùng một khoản ngân sách, một hạng mục và một dự án. Nhờ vậy, doanh nghiệp truy ngược được toàn bộ giao dịch.
Dòng dữ liệu nên bắt đầu từ ngân sách
Trước hết, một khoản mua sắm phải truy được về năm điểm sau:
- Khoản mua thuộc dự án nào?
- Khoản mua thuộc hạng mục nào?
- Khoản mua thuộc ngân sách nào?
- Khối lượng kế hoạch bao nhiêu?
- Đơn giá mục tiêu bao nhiêu?
Sau đó, khi phát sinh nhu cầu, thông tin đó không nên mất đi. Nó phải đi tiếp qua chuỗi sau.
Nhu cầu → Mua hàng → Đơn đặt hàng → Nhập kho → Xuất dùng → Nghiệm thu → Công nợ → Chi phí → Lợi nhuận dự kiến
Nhờ vậy, mỗi giao dịch không còn là một chứng từ riêng lẻ. Nó trở thành một phần của câu chuyện tài chính và hiệu quả dự án. Bên cạnh đó, bài “Kiểm soát chi phí dự án xây dựng không bắt đầu ở kế toán – mà bắt đầu trước khi tiền được chi” bàn thêm.
Nếu dữ liệu bị đứt giữa đường thì chuyện gì xảy ra?
Giả sử ngân sách thép là 5 tỷ. Mỗi phòng báo một con số theo phần việc của mình:
- Mua hàng đã đặt 4,2 tỷ.
- Kho đã nhận 3,5 tỷ.
- Công trường đã sử dụng 3 tỷ.
- Kế toán mới ghi nhận 2,6 tỷ.
Như vậy, mỗi con số phản ánh một thời điểm khác nhau của cùng một khoản thép: đặt mua, nhận kho, sử dụng và ghi nhận kế toán.
Do đó, nếu các hệ thống không nối nhau, mỗi phòng có thể báo một số khác. Và ai cũng đúng. Tuy nhiên, CEO sẽ khó trả lời câu hỏi:
“Thực sự còn bao nhiêu ngân sách thép để tiếp tục triển khai?”
Muốn trả lời, doanh nghiệp phải nhìn được đồng thời các thông tin sau:
- Đã đặt mua bao nhiêu?
- Đã nhận bao nhiêu?
- Đã sử dụng bao nhiêu?
- Còn tồn bao nhiêu?
- Còn nghĩa vụ chưa giao không?
- Phần việc còn lại cần bao nhiêu?
Nói cách khác, mỗi thông tin trên nằm ở một phòng khác nhau. Đó là lý do chỉ nhìn số kế toán là chưa đủ. Cụ thể, bài “Muốn biết dự án xây dựng còn lời bao nhiêu, đừng chỉ nhìn chi phí đã hạch toán” bàn thêm.
Nghĩa vụ chưa giao là gì?
Nghĩa vụ chưa giao là phần hàng hoặc phần việc đã đặt nhưng bên cung cấp chưa giao. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thanh toán khi bên cung cấp giao đủ.
Dữ liệu xuyên suốt giúp giảm rất nhiều việc “hỏi lại”
Một hệ thống tốt phải giúp giảm những câu hỏi như:
- “Khoản này của dự án nào?”
- “Thuộc ngân sách nào?”
- “Đã đặt mua chưa?”
- “Còn tồn kho không?”
- “Thầu phụ đã nghiệm thu bao nhiêu?”
- “Chi phí này có nằm trong phần phát sinh không?”
- “Khoản này đã được Chủ đầu tư công nhận chưa?”
Mỗi câu hỏi như vậy làm chậm một bước trong quy trình. Do đó, nếu mỗi phòng phải hỏi lại các phòng trước, doanh nghiệp đang mất rất nhiều thời gian vào việc nối dữ liệu bằng con người. Đó chính là ma sát vận hành.
Do đó, một dòng dữ liệu tốt giúp các thông tin cơ bản đi theo giao dịch ngay từ đầu.
Ma sát vận hành là gì?
Ma sát vận hành là thời gian và công sức doanh nghiệp tiêu tốn vì dữ liệu không tự nối. Khi đó, người làm phải hỏi lại, nhập lại và đối chiếu lại giữa các phòng ban.
Dòng dữ liệu cũng giúp tìm nguyên nhân lợi nhuận thay đổi
Giả sử lợi nhuận dự kiến giảm 2 tỷ. Khi đó, nếu dữ liệu rời rạc, Trưởng phòng Kiểm soát chi phí phải đi hỏi từng phòng. Ngược lại, nếu dữ liệu xuyên suốt, có thể đi từ con số 2 tỷ xuống ngay các nguyên nhân sau:
- Giá mua tăng làm giảm 0,7 tỷ.
- Khối lượng sử dụng vượt làm giảm 0,5 tỷ.
- Thầu phụ phát sinh làm giảm 0,4 tỷ.
- Kéo dài tiến độ làm giảm 0,4 tỷ.
Lúc đó, dữ liệu không chỉ giúp biết: “Lợi nhuận giảm.”
Mà còn giúp biết: “Giảm từ giao dịch nào và cần xử lý ở đâu.”
Bên cạnh đó, bài “Lợi nhuận dự án xây dựng thường mất đi từ khi nào?” bàn thêm về nguồn gốc của sự suy giảm này.
Một dự án nên có một “sợi chỉ” dữ liệu từ đầu đến cuối
Có thể hình dung rất đơn giản theo chuỗi sau.
Ngân sách → Nhu cầu → Mua hàng → Hợp đồng → Vật tư → Khối lượng → Nghiệm thu → Công nợ → Chi phí đã phát sinh → Chi phí còn phải thực hiện → Tổng chi phí dự kiến → Lợi nhuận dự kiến
Cụ thể, mỗi bước có nghiệp vụ riêng. Mỗi phòng ban có trách nhiệm riêng. Tuy nhiên, dữ liệu phải nối được với nhau. Đó mới là nền tảng để doanh nghiệp điều hành dự án theo thời gian thực.
ECONS hướng tới điều gì?
ECONS không chỉ hướng tới việc mỗi phòng ban có một màn hình riêng. Mục tiêu lớn hơn là:
“Một giao dịch sinh ra ở đâu thì dữ liệu của nó phải đi được xuyên suốt đến bức tranh hiệu quả cuối cùng của dự án.”
Khi đó, mỗi vai trò biết đúng thông tin mình cần:
- Người lập nhu cầu biết mình đang dùng ngân sách nào.
- Mua hàng biết giá mục tiêu.
- Kho biết vật tư thuộc hạng mục nào.
- Kế toán biết chi phí phát sinh từ đâu.
- Kiểm soát chi phí biết tác động đến tổng chi phí dự kiến.
- Ban lãnh đạo biết tác động đến lợi nhuận.
Nhờ vậy, doanh nghiệp không còn phải “gom số” để hiểu dự án. Dữ liệu tự nối thành một dòng quản trị.
Từng vai trò gắn với một vấn đề đã nêu
Trước hết, người lập nhu cầu và Mua hàng biết ngân sách và giá mục tiêu ngay từ đầu. Do đó, câu hỏi “Thuộc ngân sách nào?” không còn phải hỏi lại.
Tiếp theo, Kho và Kế toán biết vật tư thuộc hạng mục nào và chi phí phát sinh từ đâu. Nhờ vậy, ví dụ về ngân sách thép được nhìn trên cùng một dòng, thay vì bốn con số rời rạc.
Cuối cùng, Kiểm soát chi phí và Ban lãnh đạo thấy tác động đến tổng chi phí dự kiến và lợi nhuận. Khi đó, mức giảm 2 tỷ được truy về từng nguyên nhân.
ECONS – Giải pháp quản trị toàn diện ngành xây dựng
Một dự án tốt không chỉ cần dữ liệu đúng ở từng phòng ban.
Cần một dòng dữ liệu đủ liền mạch để từ một giao dịch nhỏ có thể nhìn thấy ảnh hưởng đến ngân sách, chi phí và cuối cùng là lợi nhuận dự án.
Xem thêm các phân hệ của ECONS
Doanh nghiệp có thể truy cập trang chủ ECONS để xem mười hai phân hệ chuyên sâu ngành xây dựng. Cụ thể, các phân hệ này gồm ngân sách và kiểm soát chi phí, mua sắm và lựa chọn nhà cung cấp, vật tư và kho công trình. Ngoài ra, còn có hợp đồng và thanh toán của Chủ đầu tư.
Kiểm tra dòng dữ liệu của một giao dịch trong doanh nghiệp
Cụ thể, doanh nghiệp có thể chọn một khoản mua thép đang thực hiện để kiểm tra. Khi đó, cần xem khoản này có truy được về ngân sách, hạng mục và dự án hay không. Nếu muốn xem xét cách nối dòng dữ liệu của dự án, hãy trao đổi với đội ngũ ECONS.
Đăng ký tư vấn / đặt lịch demo: liên hệ hotline 0888 934 886, email info@giacat.vn hoặc truy cập econs.cloud.
———————-
THÔNG TIN LIÊN HỆ & ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM
Công ty Cổ phần Giải pháp Quản trị Greensys
- 146 Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
- Hotline: 0888 934 886
- Email: info@giacat.vn
- Website: greensys.vn | econs.cloud