Nhìn từ bên ngoài công trường, dự án vẫn đang chạy ổn. Tiến độ thi công bám sát kế hoạch, khối lượng thực hiện tăng đều, còn nhân lực, vật tư và thầu phụ vẫn tiếp tục được huy động cho công trường.
Tuy nhiên, nếu CEO đặt ra câu hỏi:
“Dự án này có còn đạt lợi nhuận như kế hoạch không?”
Khi đó, câu trả lời chưa chắc đã tích cực như những gì đang được nhìn thấy ngoài hiện trường.
Lý do là một dự án xây dựng không chỉ có tiến độ thi công. Tiến độ thi công cho biết công trường đã làm đến đâu, nhưng chưa cho biết phần việc đó đã được công nhận, thanh toán và sinh lời hay chưa.
Phía sau tiến độ thi công còn cả một chuỗi các bước nghiệp vụ nối tiếp nhau:
VO → EOT → nghiệm thu → phê duyệt → hồ sơ thanh toán → công nợ → thu tiền.
Chỉ cần chuỗi này diễn ra chậm hơn tốc độ của công trường, dự án vẫn có thể đúng tiến độ nhưng lợi nhuận và dòng tiền đã bắt đầu xấu đi.
Công việc đã làm, nhưng VO đã được công nhận chưa?
Trong quá trình thi công, việc thay đổi thiết kế, bổ sung phạm vi hoặc phát sinh yêu cầu mới từ Chủ đầu tư là chuyện rất thường gặp. Trong những trường hợp đó, nhà thầu vẫn phải thực hiện công việc để không làm ảnh hưởng đến tiến độ.
Chi phí của các công việc này phát sinh ngay lập tức, bao gồm chi phí vật tư, nhân công, máy móc, thầu phụ và chi phí quản lý.
Tuy nhiên, VO – Variation Order của phần việc đó có thể vẫn đang chờ xác nhận, chờ đơn giá hoặc chờ phê duyệt.
Lúc đó, một khoảng cách rất đáng lo xuất hiện giữa chi phí và doanh thu của dự án:
Chi phí đã phát sinh nhưng phần doanh thu tương ứng chưa chắc được công nhận.
Nói cách khác, nhà thầu đang gánh chi phí của phần việc mà giá trị chưa được xác nhận.
Vì sao nói “VO 10 tỷ” là chưa đủ?
Vì vậy, chỉ nói “VO 10 tỷ” là chưa đủ. Lãnh đạo cần biết rõ bốn điều sau:
- Nhà thầu đã làm được bao nhiêu?
- Nhà thầu đã trình Chủ đầu tư bao nhiêu?
- Chủ đầu tư đã duyệt bao nhiêu?
- Nhà thầu đã đưa bao nhiêu vào hồ sơ thanh toán?
Bốn câu hỏi này cho biết VO đang dừng ở bước nào: thực hiện, trình, duyệt hay đã vào hồ sơ thanh toán.
VO là gì trong xây dựng?
VO là viết tắt của Variation Order, thường được hiểu là phần công việc phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng ban đầu, chẳng hạn do thay đổi thiết kế hoặc bổ sung yêu cầu từ Chủ đầu tư. Trên thực tế, phần việc này thường chỉ trở thành cơ sở thanh toán khi các bên đã xác nhận khối lượng, đơn giá và phạm vi công việc, tốt nhất bằng văn bản. Cách xác nhận cụ thể còn phụ thuộc vào từng hợp đồng và nguồn vốn của dự án.
EOT chưa được duyệt cũng có thể làm mất lợi nhuận
Một dự án có thể bị kéo dài vì mặt bằng chậm, bản vẽ chậm, thay đổi thiết kế hoặc thủ tục phê duyệt bị delay.
Khi đó, nhà thầu lập EOT – Extension of Time (gia hạn thời gian), nhưng trong lúc chờ Chủ đầu tư công nhận, chi phí của dự án vẫn tiếp tục phát sinh.
Ban chỉ huy vẫn phải được duy trì, kỹ sư vẫn tiếp tục làm việc, còn máy móc, văn phòng công trường, điện nước và bảo vệ vẫn phải chi trả.
Mỗi ngày kéo dài của dự án đều có giá.
Nếu thời gian kéo dài được ghi nhận nhưng chi phí kéo dài không được bù đắp, lợi nhuận của dự án sẽ tiếp tục giảm, dù tiến độ nhìn bên ngoài vẫn “ổn”.
Vì vậy, EOT đang chờ duyệt cần được theo dõi như một chỉ số quản trị, không chỉ là hồ sơ thủ tục.
EOT là gì trong xây dựng?
EOT là viết tắt của Extension of Time, nghĩa là gia hạn thời gian hoàn thành công trình hoặc hạng mục công trình. Nhà thầu thường lập hồ sơ EOT khi chậm trễ xuất phát từ nguyên nhân không thuộc trách nhiệm của mình, chẳng hạn do phía Chủ đầu tư. Để được công nhận, nhà thầu cần phân tách rõ nguyên nhân chậm trễ và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh. Việc chi phí kéo dài có được bù đắp hay không còn phụ thuộc vào điều khoản của từng hợp đồng.
Làm được khối lượng chưa có nghĩa tiền sẽ về
Từ lúc công việc hoàn thành đến lúc nhà thầu nhận được tiền còn một quãng khá dài, gồm các bước sau:
→ Thực hiện
→ Nghiệm thu
→ Lập hồ sơ
→ Tư vấn xác nhận
→ Chủ đầu tư phê duyệt
→ Thanh toán
→ Thu tiền
Chỉ cần một khâu trong chuỗi này bị chậm, dòng tiền của dự án đã bị ảnh hưởng. Trong khi đó, nhà thầu vẫn phải trả tiền cho nhà cung cấp, thầu phụ, trả lương và tiếp tục mua vật tư.
Vì vậy, tiến độ kỹ thuật đạt 70% chưa chắc đã đồng nghĩa với việc tiến độ thương mại cũng đạt 70%.
Tiến độ kỹ thuật phản ánh khối lượng đã thực hiện, còn tiến độ thương mại phản ánh phần khối lượng đó đã đi được bao xa trên chuỗi nghiệm thu, phê duyệt, thanh toán và thu tiền.
Tiến độ kỹ thuật và tiến độ thương mại khác nhau thế nào?
Tiến độ kỹ thuật phản ánh khối lượng mà công trường đã thực hiện. Người đứng ở hiện trường có thể nhìn thấy tiến độ này bằng mắt: phần việc nào đã xong, phần việc nào đang làm và phần việc nào chưa bắt đầu. Vì vậy, khi tiến độ kỹ thuật đạt 70%, Ban lãnh đạo rất dễ có cảm giác dự án đang đi đúng kế hoạch.
Tiến độ thương mại kể một câu chuyện khác. Tiến độ này cho biết phần khối lượng đã thực hiện đó đã đi được bao xa trên chuỗi nghiệm thu, phê duyệt, thanh toán và thu tiền. Một hạng mục đã thi công xong ngoài hiện trường vẫn có thể đang nằm ở bước chờ nghiệm thu, chờ tư vấn xác nhận hoặc chờ Chủ đầu tư phê duyệt, nghĩa là giá trị của hạng mục đó chưa được công nhận đầy đủ và tiền chưa về tài khoản của nhà thầu.
Hai loại tiến độ này nằm ở hai nơi khác nhau. Tiến độ kỹ thuật nằm ngoài hiện trường, còn tiến độ thương mại nằm trong hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ thanh toán, công nợ và dòng tiền. Nếu doanh nghiệp chỉ theo dõi báo cáo của công trường, Ban lãnh đạo sẽ chỉ nhìn thấy một nửa bức tranh của dự án.
Tiến độ kỹ thuật trả lời câu hỏi “Công trường đã làm đến đâu?”, còn tiến độ thương mại trả lời câu hỏi “Giá trị nào đã được công nhận và tiền đã về chưa?”. Cả hai câu hỏi đều cần có câu trả lời, vì dự án chỉ thật sự khỏe khi hai tiến độ này đi gần nhau.
Ví dụ trong bài cho thấy rõ điều này. Khi tiến độ kỹ thuật đạt 70%, tiến độ thương mại chưa chắc cũng đạt 70%. Khoảng chênh lệch giữa hai con số chính là phần khối lượng đã làm nhưng chưa được công nhận hoặc chưa thu được tiền, và khoảng chênh lệch này tác động trực tiếp đến lợi nhuận và dòng tiền của dự án.
Đừng chỉ nhìn tiến độ thi công
Một dự án có thể đạt đúng 70% tiến độ thi công. Nhưng cùng thời điểm đó, nhiều chỉ số khác của dự án đã có diễn biến khác, và những diễn biến này cần được đọc lần lượt theo từng nhóm.
Về chi phí, chi phí thực tế của dự án đã lên 74%, nghĩa là mức chi phí đã bỏ ra đang nhỉnh hơn mức tiến độ thi công đạt được. Chi phí cam kết còn đi xa hơn khi đã lên 82%, tức là doanh nghiệp đã cam kết chi một phần lớn hơn nữa với nhà cung cấp và thầu phụ, dù một phần trong số đó chưa chắc đã được ghi nhận thành chi phí thực tế.
Về doanh thu, VO chưa được duyệt có giá trị 8 tỷ. Phần việc tương ứng với khoản này đã hoặc đang được thực hiện và chi phí đã phát sinh, nhưng giá trị của phần việc đó vẫn chưa được Chủ đầu tư xác nhận.
Về thời gian, EOT đang chờ duyệt là 45 ngày. Trong thời gian EOT chưa được duyệt, các chi phí duy trì công trường vẫn tiếp tục phát sinh, trong khi nhà thầu chưa biết thời gian kéo dài có được công nhận và bù đắp hay không.
Về dòng tiền, hồ sơ thanh toán bị chậm có giá trị 12 tỷ. Đây là phần giá trị mà công trường đã làm, nhưng hồ sơ chưa đi hết chuỗi phê duyệt nên tiền chưa về, trong khi nhà thầu vẫn phải trả tiền cho nhà cung cấp, thầu phụ và trả lương.
Vậy dự án có thật sự đang tốt không?
Đây mới là điều mà CEO cần nhìn thấy.
Nếu chỉ nhìn con số 70%, dự án vẫn có vẻ đúng kế hoạch; đặt cạnh các chỉ số còn lại, bức tranh lợi nhuận dự án xây dựng đã khác.
Cách đọc các chỉ số song song với tiến độ thi công
Năm chỉ số trên không nên được đọc riêng lẻ. Mỗi chỉ số trả lời một câu hỏi quản trị khác nhau, và chỉ khi đặt cạnh tiến độ thi công, Ban lãnh đạo mới biết dự án đang ở trạng thái nào.
Chi phí thực tế và chi phí cam kết cho biết chi phí đang vượt kế hoạch bao nhiêu. VO chưa được duyệt cho biết bao nhiêu VO chưa được duyệt, và đây là phần giá trị mà nhà thầu đã gánh chi phí nhưng chưa được xác nhận. EOT đang chờ cho biết bao nhiêu EOT còn đang chờ, tức là bao nhiêu thời gian kéo dài chưa được công nhận. Hồ sơ thanh toán bị chậm cho biết bao nhiêu giá trị đã nghiệm thu nhưng tiền chưa về.
Bên cạnh đó, mức tiến độ thi công 70% còn đặt ra câu hỏi bao nhiêu khối lượng đã làm nhưng chưa được Chủ đầu tư công nhận. Khối lượng này chính là khoảng cách giữa tiến độ kỹ thuật và tiến độ thương mại đã được nói đến ở phần trên.
CEO nên hỏi thêm gì để biết dự án có lãi?
CEO không nên chỉ hỏi:
“Tiến độ đạt bao nhiêu phần trăm?”
Mà cần hỏi thêm những câu hỏi sau:
- Bao nhiêu khối lượng đã làm nhưng chưa được Chủ đầu tư công nhận?
- Bao nhiêu VO chưa được duyệt?
- Bao nhiêu EOT còn đang chờ?
- Chi phí đang vượt kế hoạch bao nhiêu?
- Bao nhiêu giá trị đã nghiệm thu nhưng tiền chưa về?
Khi đặt các con số này cạnh nhau, bức tranh thực sự của dự án mới trở nên rõ ràng.
Câu hỏi thứ nhất, bao nhiêu khối lượng đã làm nhưng chưa được Chủ đầu tư công nhận, cho biết phần việc nào đang nằm ngoài hồ sơ nghiệm thu. Phần việc này đã tiêu tốn vật tư, nhân công và máy móc, nhưng chưa tạo ra giá trị thanh toán cho nhà thầu.
Câu hỏi thứ hai, bao nhiêu VO chưa được duyệt, cho biết nhà thầu đang gánh bao nhiêu chi phí của phần việc phát sinh mà giá trị chưa được xác nhận.
Câu hỏi thứ ba, bao nhiêu EOT còn đang chờ, cho biết dự án đang kéo dài bao lâu mà chưa được công nhận, trong khi mỗi ngày kéo dài của dự án đều có giá.
Câu hỏi thứ tư, chi phí đang vượt kế hoạch bao nhiêu, giúp Ban lãnh đạo phát hiện sớm việc chi phí thực tế và chi phí cam kết đang đi nhanh hơn tiến độ thi công.
Câu hỏi thứ năm, bao nhiêu giá trị đã nghiệm thu nhưng tiền chưa về, cho biết dòng tiền của dự án đang bị giữ lại ở khâu nào của chuỗi thanh toán.
Năm câu hỏi này chuyển góc nhìn từ “công trường đã làm đến đâu” sang “giá trị nào đã được công nhận và tiền đã về chưa”.
ECONS: nhìn cả tiến độ thi công và tiến độ thương mại
ECONS hướng tới việc kết nối các nội dung sau trên cùng một dự án:
Tiến độ thi công – Khối lượng – VO – EOT – Nghiệm thu – Phê duyệt – Công nợ – Thu tiền – Chi phí – Lợi nhuận dự kiến.
Mục tiêu của ECONS không phải là tạo thêm báo cáo, mà là giúp Ban lãnh đạo biết được:
Công trường đang chạy đến đâu, phần giá trị nào đã được công nhận, chi phí đang đi đến đâu và lợi nhuận thực sự đang thay đổi thế nào.
Cách tiếp cận này nối tiếp bài “Dự án xây dựng đang lời hay lỗ – CEO đang hỏi con số nào?”: thống nhất cách hiểu dữ liệu và kết nối các nghiệp vụ trên cùng một dòng dữ liệu dự án.
Doanh nghiệp muốn tìm hiểu thêm về hệ thống quản trị ECONS có thể đọc bài “Chuyển đổi số ngành xây dựng: Ra mắt Hệ thống quản trị ECONS và Bộ công cụ AI XDV”.
ECONS – Construction Operating System
Không chỉ theo dõi dự án đang chạy đến đâu.
Mà giúp doanh nghiệp nhìn được tiến độ, thương mại, chi phí và lợi nhuận trên cùng một bức tranh.
Cùng rà soát tiến độ thi công và tiến độ thương mại của dự án
Nếu doanh nghiệp đang theo dõi tiến độ thi công nhưng chưa nhìn rõ VO, EOT, hồ sơ thanh toán và chi phí, hãy trao đổi với đội ngũ ECONS để cùng xem xét cách kết nối các dữ kiện này trong dự án của doanh nghiệp.
Đăng ký tư vấn / đặt lịch demo: liên hệ hotline 0888 934 886, emhhail info@giacat.vn hoặc truy cập econs.cloud.
THÔNG TIN LIÊN HỆ & ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM
Công ty Cổ phần Giải pháp Quản trị Greensys
- 146 Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
- Hotline: 0888 934 886
- Email: info@giacat.vn
- Website: greensys.vn | econs.cloud