CEO hỏi một câu rất đơn giản:
“Dự án này hiện đang lời hay lỗ?”
Nghe qua, đây là câu hỏi mà bất kỳ lãnh đạo nào cũng có quyền nhận được câu trả lời ngay. Nhưng tại nhiều doanh nghiệp xây dựng, câu hỏi này lại không dễ trả lời.
Nguyên nhân không nằm ở chỗ doanh nghiệp thiếu dữ liệu. Ngược lại, nhiều khi câu chuyện còn khó hơn khi doanh nghiệp có rất nhiều số liệu, nhưng mỗi phòng ban lại đang nhìn dự án theo một cách khác nhau. Mỗi bộ phận đang nắm giữ một phần của bức tranh dự án:
- Ban dự án có tiến độ và khối lượng thực hiện tại công trường.
- QS có ngân sách và hồ sơ nghiệm thu.
- Mua hàng có nhu cầu, đơn hàng và giá mua.
- Kho có số liệu nhập – xuất – tồn vật tư.
- Kế toán có doanh thu, chi phí, công nợ và thanh toán.
Phòng nào cũng có số liệu của riêng mình, và số liệu nào cũng có lý do để tồn tại. Nhưng các con số đó chưa chắc đang nói về cùng một thời điểm, cùng một trạng thái và cùng một khái niệm. Khi mỗi nơi giữ một phần dữ liệu riêng, tách biệt với những phần còn lại, CEO sẽ khó ghép chúng thành một câu trả lời thống nhất.
Đó là lúc doanh nghiệp hình thành những “ốc đảo dữ liệu”: mỗi phòng ban là một hòn đảo riêng, có số liệu riêng nhưng chưa được nối với nhau thành một bức tranh chung của dự án.
Doanh thu dự án xây dựng là con số nào?
Giả sử đến hôm nay, công trường đã thực hiện khối lượng tương đương 10 tỷ đồng. Tuy nhiên, cùng thời điểm đó, mỗi bộ phận lại đang nắm một con số khác nhau:
- Ban dự án xác nhận đã thực hiện 10 tỷ.
- QS nội bộ mới kiểm tra được 9,5 tỷ.
- Hồ sơ gửi chủ đầu tư là 9 tỷ.
- Chủ đầu tư mới phê duyệt 8 tỷ.
- Kế toán lại ghi nhận theo một giá trị khác.
Vậy khi CEO hỏi:
“Doanh thu dự án đến hôm nay là bao nhiêu?”
Con số đúng là 10 tỷ, 9,5 tỷ, 9 tỷ hay 8 tỷ? Thực tế, các con số này đều có thể đúng. Điều cần lưu ý là chúng không trả lời cùng một câu hỏi, vì mỗi con số phản ánh một giai đoạn khác nhau của cùng một khối lượng công việc:
- Con số 10 tỷ có thể là khối lượng thực tế đã thi công ngoài hiện trường.
- Con số 9,5 tỷ là khối lượng đã được xác nhận nội bộ.
- Con số 9 tỷ là giá trị đã lập hồ sơ để gửi đi.
- Con số 8 tỷ là giá trị chủ đầu tư đã chấp thuận.
- Còn doanh thu kế toán lại tuân theo nguyên tắc ghi nhận riêng của kế toán.
Vấn đề phát sinh khi tất cả những con số đó đều được gọi chung bằng một từ:
“Doanh thu.”
Khi một từ phải gánh nhiều ý nghĩa cùng lúc, mỗi người nghe sẽ hiểu theo một cách khác nhau. CEO nhận được những con số không khớp nhau và không biết nên căn cứ vào con số nào để nhìn nhận hiệu quả dự án.
Chi phí dự án cũng có cùng vấn đề
Hãy xét một lô vật tư đã được đưa ra công trường và sử dụng ngay trong hôm nay. Tuy nhiên, về mặt chứng từ và hồ sơ, mọi thứ vẫn chưa hoàn tất:
- Kho chưa hoàn tất chứng từ xuất.
- Nhà cung cấp chưa gửi hóa đơn.
- Hồ sơ thanh toán chưa lập.
- Kế toán chưa ghi nhận.
- Doanh nghiệp chưa thanh toán.
Vậy chi phí này đã phát sinh chưa? Câu trả lời phụ thuộc vào việc bạn hỏi ai. Ban dự án có thể nói:
“Đã sử dụng rồi, đây là chi phí của dự án.”
Trong khi đó, kế toán lại có thể nói:
“Chưa đủ điều kiện ghi nhận.”
Ở các bộ phận khác, cách nhìn cũng không giống nhau. Mua hàng nhìn theo đơn hàng đã cam kết. Kho nhìn theo vật tư đã xuất dùng.
Vì vậy, không hẳn ai sai. Mỗi bộ phận chỉ đang nhìn cùng một nghiệp vụ ở một trạng thái khác nhau.
Số hóa từng phòng ban có giải quyết được vấn đề dữ liệu dự án?
Câu trả lời là không hẳn. Nhiều doanh nghiệp xây dựng có thể đã trang bị cho từng bộ phận những công cụ riêng, chẳng hạn như:
- Phần mềm QS.
- Phần mềm mua hàng.
- Phần mềm kho.
- Phần mềm kế toán.
- Excel của Ban dự án.
Nhìn bên ngoài, doanh nghiệp đã số hóa khá nhiều. Nhưng nếu các hệ thống này không kết nối với nhau, không dùng chung cấu trúc dữ liệu và không thống nhất nguyên tắc ghi nhận, thì doanh nghiệp chỉ chuyển từ:
“Ốc đảo dữ liệu thủ công”
Sang:
“Ốc đảo dữ liệu số.”
Trước đây, nhân viên phải tổng hợp từ nhiều file Excel. Bây giờ, nhân viên phải tổng hợp từ nhiều phần mềm. Cách làm đã thay đổi, nhưng câu hỏi:
“Dự án đang lời hay lỗ?”
Vẫn chưa được giải quyết triệt để.
Ba câu hỏi cần làm rõ trước khi làm Dashboard quản trị dự án
Trước khi xây dựng bất kỳ dashboard nào, doanh nghiệp cần làm rõ ba câu hỏi dưới đây. Đây là những câu hỏi quyết định con số hiển thị trên màn hình có thật sự đáng tin cậy để lãnh đạo dựa vào hay không.
1. Con số này có nghĩa là gì?
Cùng một từ nhưng có thể mang nhiều nghĩa khác nhau. Khi nói đến doanh thu, doanh nghiệp cần xác định rõ đang nói đến:
- Khối lượng thực hiện.
- Khối lượng đã xác nhận.
- Giá trị chủ đầu tư duyệt.
- Doanh thu quản trị.
- Hay doanh thu kế toán?
Tương tự, khi nói đến chi phí, cần làm rõ đó là:
- Chi phí đã sử dụng.
- Chi phí đã cam kết.
- Chi phí đã nghiệm thu.
- Chi phí đã ghi nhận.
- Hay tiền đã thanh toán?
Không nhất thiết mọi phòng phải dùng một con số.
Nhưng hệ thống phải phân biệt rõ từng loại số liệu, để khi nhìn vào một con số, người đọc biết chính xác đó là con số nào.
2. Số liệu đã cập nhật đến thời điểm nào?
Một dashboard có thể hiển thị:
Chi phí dự án: 45 tỷ đồng.
Nhưng nếu hôm qua công trường đã xuất thêm vật tư, phát sinh thêm khối lượng thầu phụ hoặc có thêm cam kết mua hàng mà chưa được nhập vào hệ thống, thì 45 tỷ không phải là:
“Chi phí thực tế đến hôm nay.”
Mà chỉ là:
“Chi phí đã kịp cập nhật đến hôm nay.”
Hai khái niệm này hoàn toàn khác nhau. Một bên phản ánh thực tế đang diễn ra tại dự án, còn bên kia chỉ phản ánh phần dữ liệu đã kịp đi vào hệ thống.
3. Có truy ngược được về giao dịch gốc không?
Nếu dashboard báo:
Chi phí dự án: 45,7 tỷ
CEO phải có thể đi tiếp, từng bước, để trả lời những câu hỏi như:
- 45,7 tỷ gồm những khoản nào?
- Thuộc hạng mục nào?
- Vật tư hay thầu phụ?
- Nhà cung cấp nào?
- Ngày nào phát sinh?
- Ai ghi nhận?
Một con số không truy ngược được nguồn gốc rất khó trở thành dữ liệu quản trị đáng tin cậy.
ECONS tiếp cận bài toán dữ liệu dự án xây dựng như thế nào?
ECONS không bắt đầu bằng việc tạo thêm một báo cáo lời – lỗ. Mục tiêu trước hết là:
Thống nhất cách hiểu dữ liệu, ghi nhận đúng tại nơi phát sinh và kết nối các nghiệp vụ trên cùng một dòng dữ liệu dự án.
Để làm được điều đó, dữ liệu cần được kết nối xuyên suốt qua các khâu của dự án, từ ngân sách cho đến hiệu quả dự án:
→Ngân sách
→ Nhu cầu
→ Mua hàng
→ Vật tư
→ Hợp đồng
→ Khối lượng thực hiện
→ Nghiệm thu
→ Công nợ
→ Chi phí
→ Hiệu quả dự án
Khi đó, dữ liệu không còn dừng ở từng phòng ban.
Nó trở thành dữ liệu quản trị chung của doanh nghiệp, để mọi bộ phận cùng nhìn về một bức tranh thống nhất của dự án.
Một bài kiểm tra rất đơn giản cho doanh nghiệp xây dựng
Bạn có thể kiểm tra ngay tình trạng dữ liệu của doanh nghiệp mình bằng một cách đơn giản. Hãy chọn một dự án đang triển khai và hỏi cùng một câu cho:
Ban dự án – QS – Kế toán
“Đến hôm nay doanh thu và chi phí dự án là bao nhiêu?”
Nếu nhận được ba câu trả lời khác nhau, đừng vội hỏi:
“Ai đúng, ai sai?”
Hãy hỏi tiếp:
“Mỗi con số đang được tính theo nguyên tắc nào, cập nhật đến thời điểm nào và lấy từ nguồn dữ liệu nào?”
Có thể đó mới chính là nơi doanh nghiệp cần bắt đầu.
ECONS – Construction Operating System
Không chỉ số hóa từng phòng ban.
Mà thống nhất cách hiểu dữ liệu, ghi nhận từ nơi phát sinh và kết nối các “ốc đảo dữ liệu” thành một bức tranh vận hành thống nhất của dự án.
Đặt lịch demo ECONS để nhìn dữ liệu dự án trên một bức tranh thống nhất
Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp tình trạng mỗi phòng ban một con số, đây là lúc nên cùng nhìn lại cách dữ liệu dự án đang được hiểu, ghi nhận và kết nối. Đội ngũ ECONS sẵn sàng trao đổi trực tiếp với bạn về bài toán lời – lỗ của dự án xây dựng.
Đăng ký tư vấn / đặt lịch demo ngay: liên hệ hotline 0888 934 886, email info@giacat.vn hoặc truy cập econs.cloud.
THÔNG TIN LIÊN HỆ & ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM
Công ty Cổ phần Giải pháp Quản trị Greensys
📍 146 Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
📞 Hotline: 0888 934 886
📩 Email: info@giacat.vn
🌐 Website: greensys.vn | econs.cloud